افزایش بهره وری: نکات و ابزارهای کارآمد برای بهره‌برداری از تکنولوژی بهتر
هر سال انبوهی از فناوری‌های جدید به دست می‌آیند که هر کدام روش‌های جدیدی را برای کار کردن نوید می‌دهند. در حالی که آنها خالی از لطف نیستند، نباید فراموش کنیم که ممکن است ده ها راه ناشناخته در مجموعه های فناوری موجود ما وجود داشته باشد.
تلفن‌های هوشمند ما گنجینه‌ای از ویژگی‌ها، عملکردها و برنامه‌های داخلی هستند که هرگز متوجه آنها نشده‌ایم، چه رسد به کاوش، و لپ‌تاپ‌ها و رایانه‌های رومیزی ما دارای ابزارهای بهره‌وری هستند که می‌توانند به ما کمک کنند حواس‌پرتی‌هایمان را فیلتر کنیم.
با توجه به گزارشی از HubSpot در سال 2018، پیش بینی شده بود که سه چهارم سازمان‌های جهانی از ابزارها و فرآیندهای بهره‌وری بیشتری استفاده کنند به دلیل تمایل به کسب سود بیشتر و نگرانی‌هایی مبنی بر عملکرد ضعیف در “اوج عملکرد”.
اما اگر فقط از 10 درصد پتانسیل کامل ابزارها و برنامه‌های خود استفاده کنیم، آیا نباید یاد بگیریم چگونه از آنها بهتر استفاده کنیم؟
در اینجا هفت مورد از نکات فنی برای افزایش بهره‌وری بدون تکان دادن کل روش کار آورده شده است:
- استفاده از میانبرهای (صفحه کلید)
- بهره‌گیری از ادغام‌ها و ابزارک‌ها
- استفاده از فناوری برای بهبود فناوری
- انجام بیشتر از کار در اسناد
- استفاده از دومینیتور
- تنظیم کارها به‌گونه‌ای که تقویم سخت‌تر کار کند
- استفاده از یک مدیر رمز عبور
این نکات می‌توانند به شما کمک کنند تا بهره‌وری خود را افزایش دهید بدون اینکه کل روش کاری خود را تغییر دهید.
1. از میانبرهای (صفحه کلید) استفاده کنید
“زمان خود را برای یادگیری میانبرهای مفید صفحه کلید در مرورگرها، برنامه‌های مختلف مانند جیمیل و سایر برنامه‌های اصلی، سرمایه‌گذاری کنید. این کار، به شما کمک می‌کند ماه‌ها بهره‌وری را به زندگی خود اضافه کنید.”
اندرو کوهن، کارآفرین و بنیانگذار Brainscape، با بررسی دقیقی از روند کاربری متوجه شد که اکثر افراد با استفاده از ماوس برای انجام کارهای جزئی، به طور میانگین دو ثانیه از دست می‌دهند، در حالی که از میانبرهای صفحه کلید می‌توانند آن کار را فوراً انجام دهند.
اگرچه به نظر ممکن است این دو ثانیه به نظر کم بیاید، اما در طول روز کاری، این زمان به‌سرعت افزایش می‌یابد. کوهن به این نتیجه رسید که با یادگیری کلیدهای میانبر ضروری، می‌توانید تا هشت روز در سال یا 3.3 درصد از کل بهره‌وری خود را ذخیره کنید.
در اینجا برخی از ساده‌ترین و موثرترین راهکارها برای گسترش افق‌های خود فراتر از کپی و چسباندن آورده شده است.
برای ویندوز
- Ctrl + Home مکان نما را به ابتدای سند منتقل می کند
- Ctrl + End مکان نما را به انتهای یک سند منتقل می کند
- Ctrl + Backspace کل کلمات را به جای حروف حذف می کند
- Ctrl + L صفحه را قفل می کند
- Ctrl + Shift + V هر چیزی را که کپی کرده اید را بدون قالب بندی به عنوان متن ساده جای می دهد
برای مک
- Command + فلش بالا برای رسیدن به ابتدا یا Command + فلش پایین برای رسیدن به انتهای یک سند یا متن
- Command + W همه چیز را می بندد
- Alt + Command + M برای به حداقل رساندن همه چیز و Command + M برای کوچک کردن پنجره فعلی
- Command + Space Spotlight را باز می کند
- Command + Shift + ] یا Command + Shift + [ بین برگه های شما چرخش می کند
جهانی
- Ctrl/Cmd و Shift را نگه دارید و سپس کلید نقطه را فشار دهید تا اندازه فونت یک نقطه افزایش یابد یا کلید ویرگول را فشار دهید تا اندازه قلم را یک اندازه به پایین بیاورید.
- Alt/Command + Tab برای چرخش بین برنامه های باز
2. دنیایی از ادغام ها و ویجت ها
“پیشرفت فناوری این است که آن را به گونه‌ای تنظیم کنید که واقعاً حتی متوجه آن نشوید، بنابراین بخشی از زندگی روزمره است.”
بیل گیتس
صدها برنامه و ابزار ساده وجود دارند که به طور یکپارچه با نرم‌افزارهای روزمره مانند Google Workspace ادغام می‌شوند و اختلالی ایجاد نمی‌کنند، همچنین بدون هزینه‌ی بیشتری در دسترس هستند. بخش دشوار این است که چگونه الماس‌ها را از مقادیر به ظاهر بی‌پایان زبر جدا کنیم.
به‌طور مثال، 79.6 درصد از کاربران گوشی‌های هوشمند یک اپلیکیشن بهره‌وری را روی گوشی خود نصب کرده‌اند (منبع: Statista).
در ادامه، چند برنامه ساده و مفید برای افزایش بهره‌وری ذکر شده است:
- SwiftKeyboard: این برنامه ساده از مایکروسافت، نحوه‌ی تایپ و عبارات رایج شما را یاد می‌گیرد و بر اساس سابقه‌ی شما پیشنهاداتی ارائه می‌دهد. رایگان.
- Todoist: یک برنامه تلفنی که به شما امکان می‌دهد لیست کارهای خود را ردیابی کنید، کارها را هفته‌ها قبل برنامه‌ریزی کنید و به طور کلی سازماندهی کاری خود را تقویت کنید. نسخه رایگان موجود است و نسخه پریمیوم ماهیانه 3 دلار هزینه دارد.
- Grammarly: یک افزونه گرامر و املای مبتنی بر هوش مصنوعی که کلمات و عبارات را به طور موثرتر از ابزارهای داخلی تصحیح می‌کند. نسخه رایگان موجود است و نسخه پریمیوم 11 دلار در ماه هزینه دارد.
- Serene: یک برنامه برای کاربران Mac که به شما کمک می‌کند با تعیین اهداف روزانه، برنامه‌ریزی روزانه و جلوگیری از حواس پرتی، محیط کاری بهینه‌ای ایجاد کنید. آزمایشی رایگان در دسترس است و معمولاً 4 دلار در ماه هزینه دارد.
- Docusign: با این اپلیکیشن می‌توانید امضای خود را به صورت دیجیتالی به هر سند اضافه کرده و از چاپ آن جلوگیری کنید. نسخه آزمایشی رایگان و نسخه پریمیوم با هزینه‌ی 8 دلار در ماه در دسترس است.
- Pocket: این برنامه به شما امکان می‌دهد مقالات و موارد دیگر را ذخیره کرده و آنها را بعداً بخوانید، همه در یک مکان مفید. رایگان.
